Este documento foi desenvolvido com o intuito de orientar os usuários da Secretaria de Educação, com as principais atividades que compõe o Sistema Integrado da Secretaria de Educação.
O objetivo é mostrar de uma forma rápida e de fácil compreensão as funcionalidades desses sistemas, permitindo que o usuário possa abrir e encerrar um ano letivo sem qualquer dificuldade.
Abaixo você verá a sequência de como iniciar o ano letivo no SIGE.
Para ativar o ano e o semestre no SIGE, os cadastros no Reordenamento devem estar prontos, o curso e a série devem estar autorizados (Estado: GEARE; Município: Suporte do SIGE).
A ativação do Ano Letivo é realizada no Lápis Período Letivo – Ano Letivo. Deve-se clicar no ano atual, digitar a data de início e encerramento do ano letivo, clicar na situação “ativo” e alterar.
A ativação do Semestre é realizada no Lápis Período Letivo – Semestre, o procedimento é semelhante à ativação do Ano Letivo: deve-se clicar no semestre atual, digitar a data de encerramento do semestre, clicar na situação “ativo” e alterar.
Importante: Mesmo a escola sendo de ensino anual ela deverá trabalhar com semestre ativo.
A parametrização do sistema consiste em configurar o mesmo para atender às especificações e características da unidade escolar. Todo o funcionamento do sistema depende de uma parametrização feita de forma correta e com bastante cautela, pois isso irá repercutir em todas as atividades.
1. Cadastro da Unidade de Ensino
Apesar do cadastro não ter muitas mudanças, é necessário sempre verificar se as informações estão corretas, pois é a partir deste cadastro que são geradas as informações que serão encaminhadas para o censo que irão constar em documentos oficiais da escola.
A ficha da escola é bem completa e contém informações sobre a unidade executora, documentação, estrutura, critérios de avaliações, além de outras informações relevantes que serão utilizadas por todos os departamentos da SEDUC.
Mantenha esta ficha sempre atualizada e completa, para que não tenha problemas com programas educacionais, repasse de verbas, censo, entre outros.
2. Composições a serem oferecidas
Apesar da aprovação ser feita no reordenamento, cabe à unidade escolar marcar as composições que a escola oferece, pois sem esta marcação as turmas e/ou programas da composição que não forem informados ficarão indisponíveis.
Caso a escola deixe de oferecer determinada composição, deverá desmarcá-la no sistema. Deixar uma composição que não é utilizada ativa poderá resultar em relatórios inconsistentes.
3. Critérios de Avaliação
Outra grande preocupação é com o critério de avaliação, que irá determinar de que maneira as médias dos alunos serão calculadas. Nesta função você irá definir o cálculo que será utilizado para formar as médias anuais, médias de recuperação, médias para aprovação, frequência mínima e quantidade de dias letivos.
Além disso, o cadastro do critério de avaliação irá determinar como o sistema deverá se comportar com cada base de ensino. Vale destacar que existem ainda outras opções que irão definir a situação final dos alunos.
Importante ressaltar que toda vez que houver alteração no critério, faz-se necessário recalcular a média de todas as turmas envolvidas.
4. Matriz Curricular
Um dos grandes problemas decorrentes de cadastros errados ocorre na matriz curricular. A matriz é dividida em Base Nacional Comum, Parte Diversificada, Disciplinas Opcionais, Ampliação da Aprendizagem, Núcleo Eletivo, Núcleo Profissionalizante e Flexibilização Curricular. A matriz cadastrada no SIGE deve ser idêntica à aprovada pela CRE/SME e SEDUC, as disciplinas devem ser inseridas no tipo certo e devem ter a mesma nomenclatura. Somente após o cadastro da matriz será possível modular os professores e as escolas que utilizam o SIAP, cadastrar os Planos Anuais e o Quadro de Horário.
A partir de 2019, as matrizes na Rede Estadual passaram a ser inseridas pelas gerências correspondentes a cada modalidade. Caso a unidade escolar tenha alguma observação em relação a matriz (falta de disciplina, códigos errados), deverá procurar a Coordenação Regional para que a mesma acione a gerência responsável.
5. Credenciamento/Autorização e Reconhecimento
As leis e pareceres que autorizam os cursos oferecidos devem ser inseridas no sistema para que sejam impressas nos documentos oficias da escola. Toda vez que houver uma renovação ou alteração nestas leis, deve-se atualizar o sistema.
Quando um aluno faz matrícula ele só cadastra os dados principais (nome do aluno, nome da mãe, data de nascimento, telefone e dados escolares). Ao receber o aluno na escola, a unidade escolar deverá preencher a totalidade de sua ficha no sistema, de acordo com a documentação apresentada pelo mesmo.
NUNCA utilize dados que não são do próprio aluno, como: telefone e/ou e-mail da escola, CPF do servidor que está cadastrando o aluno, etc.
Os dados na ficha do aluno serão utilizados por diversos programas educacionais e para o censo escolar, por este motivo, todos os dados devem ser fielmente preenchidos conforme a documentação do aluno. Somente após o preenchimento da ficha, o cadastro do aluno estará liberado para uso no sistema.
Algumas escolas cadastram o e-mail, telefone da própria escola, isto não é um procedimento correto, é preciso que todos os dados sejam DO ALUNO.
O CPF também é uma parte muito importante, pois é ele que irá garantir que não haja duplicidades de cadastro. É importante que o CPF do aluno seja DO ALUNO e não de seus responsáveis. Lembrando que desde 2014 as crianças nascidas em território nacional, já possuem CPF na sua certidão de nascimento, caso o aluno alegue que não possui CPF é importante a escola orientá-lo como emiti-lo.
No SIGE as turmas são pré-liberadas pelo Sistema de Reordenamento de Matrícula que é administrado:
- No caso das escolas estaduais, pela Gerência da Rede de Ensino (GEARE) da SEDUC;
- No caso das escolas municipais, pelo Suporte do SIGE no município.
Após a aprovação do Reordenamento e liberação no SIGE, a escola poderá iniciar o cadastro de todas as turmas, que é fundamental para a criação do quadro de horários no SIAP.
A modulação do servidor é um passo muito importante no início do ano letivo, pois a modulação no SIGE, que agora está integrada com o sistema da SEAD (RHNet) e da SEDUC (MDL), influenciará diretamente no pagamento dos servidores. A modulação também é importante para as escolas que utilizam o diário eletrônico – SIAP, pois sem ela os professores não têm acesso a essa funcionalidade. Além disso, a modulação define os professores para cada disciplina e turma da escola no período. Observe as orientações a seguir.
1. Cadastro do Servidor
Para as escolas estaduais o cadastro do servidor, os dados pessoais e a qualificação são informações que vêm direto da SEAD. No caso das escolas municipais, esse cadastro continua sendo feito pela escola. Na rede estadual, se ao consultar o CPF de um servidor o sistema retornar com a mensagem “O CPF do servidor informado não foi encontrado”, entre em contato com o Assessor Financeiro da sua CRE para regularizá-lo, pois isso significa que o servidor ainda não tem seu cadastro na SEAD e que, por essa razão, ainda não pode ser modulado no SIGE.
No caso da Rede Municipal, o cadastro deverá ser feito na própria Unidade Escolar.
2. Admissão:
Faz referência ao momento em que o servidor entrou na rede, seja por concurso ou por contrato. Para as escolas estaduais esse cadastro vem direto da SEAD e a escola deve apenas marcar o vínculo e salvar. No caso das escolas municipais, o cadastro é feito pela própria escola.
A data fim somente deverá ser informado quando houver desligamento do servidor.
3. Cargo:
Faz referência ao cargo adquirido pelo servidor ao entrar na rede. Na rede estadual, esse campo também vem direto da SEAD e está liberado apenas para consulta. Na rede municipal, continua sendo feito pela escola.
A data fim somente deverá ser informado quando houver desligamento do servidor.
4. Função:
A função é cadastrada depois dos itens anteriores. Nesse campo informa-se ao sistema qual é a função do servidor na unidade escolar no ano letivo atual. O cadastro desse item deve ser feito todo início do ano para os professores que ministram aulas em turmas anuais e todo início de semestre para os professores que ministram aulas em turmas semestrais. Todo funcionário deve ser modulado com a sua respectiva função exercida na escola no ano atual e com a carga horária dela.
Na Rede Estadual, a modulação na função será homologada pela CRE e analisada e liberada pelo RH na Centralizada.
Qualquer alteração na modulação, passará por esta etapa.
Na Rede Estadual, o SIGE só permitirá a modulação dos servidores caso estejam de acordo com as diretrizes de modulação. Para maiores informações procure o Assessor Financeiro de sua CRE.
Solicitação de aluno é uma ação realizada pela escola na qual o aluno está matriculado. A escola cadastra os dados do aluno no SIGE, a fim de alocá-lo em turma e cadastrar os dados da vida escolar do mesmo. O sistema analisa as informações desse aluno e, caso esteja tudo correto, libera a matrícula.
A solicitação de aluno no SIGE é realizada para:
- Novos alunos: alunos que não estudam na rede estadual ou que já estudaram, mas migraram para outra rede.
- Alunos da rede: alunos que já estudam na rede estadual.
Entendemos por aluno da rede aquele que possui um número de matrícula e que está em efetivo exercício escolar.
Sempre esteja atento ao período de Matrícula Informatizada.
Depois da realização dos cadastros e parametrizações, iniciam-se as atividades de movimentação dos alunos.
1. Manter Cadastro dos Alunos
A escola deve se responsabilizar pela constante atualização nos dados dos alunos, pois esses dados são utilizados em programas educacionais, controle de frequência diária, censo escolar, etc.
Além disso, é através desses dados que a SEDUC entra em contato com os alunos ou com a escola quando necessário. O aluno que não possui uma ficha atualizada, pode deixar de receber algum benefício e os seus pais podem perder a oportunidade de saber se o aluno está frequentando ou não as aulas corretamente.
2. Manter o Cadastro de Notas
O cadastro de notas é uma atividade corriqueira e deverá estar sempre atualizado, pois possibilita que a escola gere diversos documentos sobre a situação do aluno.
O cadastro de notas também possibilita que a área pedagógica faça diagnósticos mais precisos sobre o desempenho dos alunos e adote metodologias para recuperá-los a tempo, antes que eles corram o risco de reprovação.
3. Manter o Cadastro das Frequências
Na rede estadual há uma preocupação muito grande com a frequência do aluno. Além da frequência diária, também deve-se lançar a frequência por disciplina, que irá influenciar no resultado final do aluno.
4. Trocar Situação do Aluno
Durante o ano letivo vários alunos deixam a escola, seja por transferência, evasão ou quando o mesmo vai a óbito. A troca de situação do aluno deve ser feita toda vez que o aluno, por algum motivo, deixar a unidade de ensino. Ao trocar a situação do aluno, você libera o mesmo para que ele seja alocado em outra unidade escolar, uma vez que o sistema não permite alocar o aluno em mais de uma escola, seja ela estadual ou municipal (para os municípios que aderiram ao SIGE).
