A Matrícula Informatizada tem o objetivo de eliminar filas nas escolas, democratizar o acesso e garantir o aproveitamento total da capacidade física das Unidades Escolares, viabilizando a ampliação do atendimento à demanda e aumento da oferta de vagas em áreas que apresentam déficit, melhorando a aplicação dos recursos públicos e evitando o desperdício causado pela existência de prédios ociosos.
É dividida em 5 etapas, sendo:
A Manutenção do Banco de Dados consiste na regularidade do cadastro dos dados no Sistema de Gestão Escolar – SIGE e demais sistemas auxiliares que compõe a solução de TI da Seduce, ou seja:
É imprescindível realizar todas as demandas no momento em que ocorrem, resolvendo todas as situações como: transferência, desistência, evasão e falecimento, para que os dados desatualizados não causem inconsistências e transtornos futuros.
O Processo de matrícula informatizada em período específico. Após a data informada no cronograma só será possível fazer matrícula diretamente nas unidades escolares.
A Manutenção da Matrícula também é de fundamental importância para outros processos da SEDUC, como: Repasse de Verbas, Frequência Diária, Censo Escolar, dentre outros.
O Reordenamento é o planejamento da oferta de vagas em toda a Rede. Ocorre através de um estudo feito em todas as regionais com todas as unidades escolares.
O Coordenador de Matrícula de cada Regional de Ensino, orientado pela GEARE (Gerência da Rede de Ensino) reúne-se com o grupo gestor das Unidades Escolares (incluindo outras redes que fazem parte da regional) para estudar a oferta e demanda da região e definir o reordenamento para o ano/semestre letivo subsequente.
É neste momento que a Unidade Escolar deverá informar suas necessidades em relação à oferta de etapas/anos/séries.
Após o estudo, o Coordenador de Matrícula insere no sistema as etapas/anos/séries previstas que deverão ser validadas pela GEARE/SITI (Gerência de Avaliação da Rede de Ensino/Superintendência de Integração Tecnológica da Informação).
A Unidade Escolar receberá uma cópia do Reordenamento validado pela Gerência de Avaliação da Rede de Ensino.
Conforme Portaria Nº 3092/2015 – GAB/SEDUCE – Art. 7º – § 2º “As turmas não cadastradas no Reordenamento só serão “AUTORIZADAS” após o “PARECER” da Gerência de Avaliação da Rede de Ensino e deverão ser aprovadas pelas Superintendências”.
Após a aprovação do Reordenamento, o SIGE estará preparado para cadastrar as turmas para o próximo ano/semestre letivo.
A Unidade Escolar receberá as orientações através do Coordenação Regional e deverá realizar o cadastro de todas as turmas, antes do início do processo de renovação da matrícula.
A renovação da matrícula deve ser realizada informando imediatamente em qual turma o aluno será alocado.
A Renovação da Matrícula é uma etapa que acontece na Unidade Escolar (SIGE), de acordo com o cronograma da matrícula. A Unidade Escolar deverá notificar todos os alunos maiores de 18 anos e os responsáveis pelos menores sobre a obrigatoriedade da renovação através do “Termo de Renovação da Matrícula” [1], disponível no SIGE.
Os alunos que não renovarem a matrícula no prazo estipulado irão concorrer vaga com os novos alunos, não tendo a garantia de vaga na mesma Unidade de Ensino.
O SIGE permite a renovação da matrícula do aluno independentemente da situação final do mesmo.
[1] O termo de ciência de renovação de Matrícula está localizado no LÁPIS DOCUMENTAÇÃO>RELATÓRIOS>MATRICULA>TERMO DE CIÊNCIA no próprio SIGE.
A Transferência Automática (TA) é o processo de Transferência em bloco dos alunos das Unidades Escolares que não oferecem as séries subsequentes ou que deixaram de oferecer determinadas etapas/anos/séries.
O planejamento da TA é realizado durante as reuniões de Estudo da Rede onde se verifica a necessidade de transferência em bloco de alunos de uma determinada escola para outra.
Após o planejamento ter sido cadastrado no Sistema de Reordenamento e o SIGE liberado para a TA, as Unidades Escolares deverão informar os alunos que serão transferidos. Deve ser impresso um comprovante (emitido via SIGE) para cada aluno para que o mesmo possa comparecer a escola de destino e efetivar sua matrícula. Após receber o comprovante do SIGE, o aluno poderá se dirigir a outra unidade escolar, pois a matrícula do aluno estará disponível automaticamente para a Unidade de Destino.
Os procedimentos para o cadastro da TA e a impressão dos comprovantes serão enviados por e-mail da Coordenação Regional.
É imprescindível que as Unidades Escolares prestem muita atenção ao transferir um aluno, pois neste momento ele estará perdendo sua vaga para o ano subsequente, na escola de origem.
As Unidades Escolares deverão respeitar os prazos contidos no cronograma de matrícula (veja cronograma no final deste manual) e informar ao aluno o prazo para efetivação. A não efetivação da matrícula fará com que o mesmo perca sua vaga na rede.
As Transferências por Interesse Próprio (TIP) são destinadas aos alunos da casa que não desejam permanecer na mesma Unidade Escolar.
A Unidade Escolar deve informar em tempo hábil aos alunos que pretendem transferir-se para outras Unidades Escolares que o procedimento é realizado na escola onde se encontra matriculado, através do preenchimento da TIP. Esse preenchimento é necessário para que o aluno da casa não faça solicitação como aluno novo, prevalecendo a sua prioridade como aluno da rede.
Os cadastros da TIP deverão ser realizados dentro do ano/semestre letivo atual. Antes de iniciar as TIP’s, tenha certeza que o ano/semestre correto está ativo.
Vale ressaltar que:
Após o cadastro da TIP ter sido realizado, a Unidade Escolar deverá gerar um comprovante em duas vias:
O cadastro da TIP só poderá ser alterado ou excluído dentro dos prazos estabelecidos (ver período no Cronograma da Matrícula no final deste manual).
Sempre que houver uma alteração a Unidade Escolar deverá imprimir um novo comprovante, recolher as assinaturas e entrega-lo ao aluno.
A Unidade Escolar poderá, por meio do SIGE, emitir um relatório das TIP’s cadastradas, no endereço: DOCUMENTOSà RELATÓRIOSà MATRÍCULA à RELATÓRIO TIP.
Neste mesmo documento estarão listadas também as solicitações que foram canceladas.
A Unidade Escolar deve informar aos alunos que a TIP deve ser solicitada na própria escola, e não pelo Site.
O objetivo do SITE é atender as solicitações apenas para Novos Alunos, estando bloqueadas as TIP’s e TA’s, que devem ser cadastradas no SIGE, respeitando as datas e os períodos de envio dos dados para processamento.
A solicitação de vagas para o ano letivo atual será feita somente através do site:
O serviço é destinado apenas para novos alunos, que compreende:
Caso o aluno/responsável não tenha acesso a internet, ele poderá procurar um “ponto de atendimento da matricula” em qualquer unidade escolar da Rede Estadual, nos núcleos de tecnologia educacional e Coordenações regionais.
Nesta etapa, o aluno deverá se dirigir a Unidade Escolar onde a vaga foi disponibilizada, munido da documentação solicitada, para efetivar a matrícula.
Ao efetivar uma matrícula, a Unidade Escolar deverá enturmar o aluno no mesmo instante.
Assim, teremos todos os alunos enturmados antes do início das aulas do ano subsequente.
O item refere-se à efetivação da matrícula de alunos da Rede Estadual, ou seja, alunos oriundos de Unidades Escolares de séries de terminalidade ou que deixaram de oferecer determinada etapas/anos/séries, conforme planejamento de TA.
No caso dos alunos da TA, a efetivação terá um período diferente dos alunos novos e de TIP. O aluno ao solicitar a TA, poderá ir imediatamente a escola de destino e realizar a sua efetivação, garantindo sua vaga para 2023/1.
Para efetivar sua matrícula, deverá apresentar o comprovante de TA, documentos pessoais e comprovante de escolaridade.
Após o período de Solicitação de Matrícula, a Unidade Escolar receberá a listagem de alunos que solicitaram vaga para sua unidade.
A Efetivação das matrículas deve ser realizada no período estipulado no calendário. Durante esse período, a escola receberá a listagem dos alunos.
O aluno que não comparecer à unidade escolar no período estipulado no calendário de matrícula não terá sua matrícula efetivada. A unidade escolar deverá orientar esse aluno a se dirigir à escola que deseja estudar e solicitar a matrícula na própria escola após o dia 02/01/19, período em que se inicia-se a Manutenção da Matrícula.
É importante ressaltar que a escola não deve receber aluno que não esteja na listagem encaminhada, para evitar superlotação. Por isso é imprescindível seguir os procedimentos deste manual.
