Quando se trata de compartilhar contas de e-mail, a segurança e a privacidade são fatores essenciais a serem considerados. O uso de contas de e-mail compartilhadas pode aumentar os riscos de segurança, pois várias pessoas têm acesso aos mesmos dados confidenciais.
Além disso, o conteúdo das mensagens pode ser visto por todos os usuários da conta, o que pode não ser apropriado para informações sensíveis. Somado a isso, a falta de rastreamento claro pode levar a problemas de responsabilidade.
Portanto, é recomendado evitar o uso de contas de e-mail compartilhadas em favor de soluções mais seguras e eficientes.
- Segurança: O uso de contas de e-mail compartilhadas pode comprometer a segurança dos dados confidenciais, uma vez que várias pessoas têm acesso à mesma conta.
- Privacidade: O conteúdo das mensagens pode ser visto por todos os usuários da conta compartilhada, o que pode não ser adequado para informações confidenciais.
- Dificuldade de rastreamento: É mais complicado identificar quem enviou ou recebeu uma mensagem específica em uma conta compartilhada, o que pode causar problemas de responsabilidade.
Recomendamos que todos os usuários que utilizam contas compartilhadas em seus departamentos sigam essas práticas para garantir uma comunicação eficiente, segura e organizada. Se você tiver alguma dúvida ou precisar de assistência adicional, não hesite em entrar em contato com nossa equipe de atendimento.
Atendimento: Microsoft Teams
Os grupos de encaminhamento de e-mail oferecem uma série de benefícios em comparação com o uso de contas de e-mail compartilhadas. Uma das principais vantagens é a garantia de confidencialidade. Ao utilizar grupos de encaminhamento, cada membro do grupo terá sua própria conta de e-mail institucional, permitindo que as mensagens sejam enviadas e recebidas com total privacidade.
Além disso, o uso de grupos de encaminhamento facilita a identificação clara do remetente, o que promove uma comunicação mais eficiente entre os membros. Cada membro também terá controle total sobre sua própria conta de e-mail, incluindo configurações personalizadas e organização de mensagens, além de configurar individualmente a Autenticação de 2 Fatores, mencionada neste artigo.
- Confidencialidade: Cada membro do grupo terá sua própria conta de e-mail, garantindo a privacidade e a confidencialidade das mensagens.
- Identificação clara do remetente: O uso de grupos de encaminhamento permite que o remetente seja facilmente identificado, o que facilita a comunicação eficiente entre os membros.
- Acesso individual: Cada membro do grupo terá controle total sobre sua própria conta de e-mail, incluindo configurações pessoais e organização de mensagens.
- Segurança: Ao implementar a autenticação de 2FA em cada conta de e-mail individual dentro do grupo, você adiciona uma camada adicional de proteção aos dados e às informações confidenciais.
Criar um grupo de encaminhamento de e-mail é um processo simples e eficaz.
A primeira etapa é criar um endereço de e-mail específico para o grupo. Em seguida, adicione os membros desejados ao grupo, fornecendo os endereços de e-mail individuais de cada um. Por fim, configure o encaminhamento de e-mail para os membros do grupo.
Isso garantirá que todas as mensagens recebidas no endereço do grupo sejam automaticamente encaminhadas para as contas individuais dos membros, permitindo que cada um tenha acesso individual e controle sobre suas mensagens.
Vamos ver um passo a passo de como funciona a criação de grupos no Outlook da Microsoft:
1. Acesse sua conta de e-mail institucional (@seduc.go.gov.br). Para facilitar, você pode clicar aqui.
2. Na barra lateral esquerda, localize o ícone Grupos.
3. Na página que se abre, clique no botão Criar Grupo na lateral direita da tela.
4. Insira um Nome para o grupo e a Descrição;
5. Um endereço de e-mail será gerado automaticamente de acordo com o Nome inserido, você poderá editar o endereço, desde que esteja disponível para uso;
6. Edite, se necessário, a privacidade do grupo (Visibilidade pública ou apenas para os membros). Isso não afeta o encaminhamento de e-mails.
7. Adicione os membros que farão parte do grupo de e-mail. Adicione apenas e-mails institucionais do departamento em que o grupo atenderá.
Pronto! Após adicionar a conta de e-mail individual como membro do grupo, os e-mails enviados para o endereço do grupo serão encaminhados para a conta de e-mail individual adicionada. Dessa forma, você poderá obter os benefícios de um grupo de e-mail, como comunicação e colaboração eficientes, mantendo a funcionalidade da conta de e-mail individual existente.
